No desenvolvimento de produtos, especialmente digitais, é comum lidar com diversas vontades e necessidades.

Esse cenário se intensifica à medida que o produto cresce e impacta mais pessoas. Quanto maior o impacto do produto, mais expectativas e desejos surgem em relação ao seu uso.

É nesse momento que alguns times costumam não dar a devida atenção às necessidades do negócio e priorização do product backlog, resultado em gastos maiores e baixa eficiência devido a perda de noção sobre o que é realmente importante para o sucesso do produto. 

Como escolher a melhor ordem de execução de tarefas? Como definir o que fazer a cada fase do produto a fim de agregar mais valor? É isso que esse artigo irá responder a seguir. Vamos lá?

O que é Product Backlog?

O product backlog é uma lista priorizada de tarefas a serem desenvolvidas, concretizando os insights, necessidades e desejos dos stakeholders (pessoas interessadas no produto).

Essa lista deve seguir uma ordem coerente, priorizando a entrega de valor para o cliente final. Parece simples, mas na prática é um desafio para muitas equipes.

Produtos mais complexos exigem um cuidado maior para que o backlog não se torne uma lista confusa e desorganizada. É essencial seguir uma cronologia bem pensada para maximizar eficiência, economia e resultados.

Por que montar o backlog dos produtos é tão importante?

A rotina de quem trabalha em produto é bem imprevisível, com inúmeras tarefas e responsabilidades surgindo constantemente. Priorizar tarefas é fundamental para executar tudo no tempo certo, mantendo o máximo de transparência sobre como andam as atividades. 

Procure definir o escopo de trabalho para períodos pré-determinados, desta forma a equipe pode se organizar para entregar valor continuamente aos clientes, garantindo entregas rápidas e eficientes.

Qual a diferença entre roadmap e backlog de Produto?

O roadmap de produto e o product backlog são ferramentas essenciais na rotina de Product Owners e Product Managers. 

Em linhas gerais, o roadmap é uma representação visual e macro da estratégia do produto, servindo como base de alinhamento para a empresa. Já o product backlog é uma lista de tarefas que organiza o trabalho para as sprints.

Na Mentoria CPO, você aprende na aula “Roadmap, Backlog e Experimentação” como gerenciar e priorizar tarefas no backlog, construir o roadmap e realizar estratégias de experimentação.

‍Como elaborar o Product Backlog?

É aquilo que sempre falamos: “Como priorizar algo quando parece ser prioridade?" Na posição de gestor de produto, é comum aparecer tarefas que competem por atenção, como correção de bugs, otimizações, novas funcionalidades, refatorações e assim por diante.

No entanto, é possível evitar a perda de foco com um backlog bem estruturado, onde serão definidas as tarefas mais importantes no momento.

Abaixo, segue um passo a passo para criar um Product Backlog:

1. Backlog de Produto é uma lista Uma maneira eficiente de entender o conceito de product backlog é compará-lo a uma lista de pedidos de um restaurante, que inclui tudo o que precisa ser entregue aos clientes.
   
   
2. Backlog de Produto não precisa conter o projeto completo: Embora o backlog de produto tenha um certo grau de completude, especialmente para itens essenciais do MVP (Produto Mínimo Viável), ele não precisa estar totalmente definido para que a equipe comece a trabalhar. O refinamento do backlog é um processo contínuo que envolve toda a equipe.
   
   
3. Fonte de requisitos:
   O product backlog é a única referência para os requisitos do produto. Todas as alterações feitas no produto se originam nele. Após cada sprint, o backlog é revisado e ajustado conforme necessário durante as reuniões de review e retrospectiva.
   
   
4. Responsabilidade do Product Owner:
   O Product Owner (PO) - ou o gestor de produto - é o responsável pelo backlog. Ele deve comunicar claramente os itens, priorizá-los para atingir os objetivos de negócio, e garantir que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara e transparente dos itens no backlog.
   
   
5. Gerenciamento do backlog pelo Scrum Master:
   O Scrum Master auxilia gestores de produto na organização do product backlog, mantendo-o claro e conciso para maximizar o valor e garantir que a equipe de desenvolvimento o compreenda completamente.
   
   
6. Seleção de itens pela equipe de desenvolvimento:
   Embora o gestor de produto defina os objetivos da sprint, é a equipe de desenvolvimento que seleciona os itens do backlog que serão abordados na próxima sprint.
   
   Somente a equipe técnica é capaz de mensurar a complexidade de desenvolver cada feature, ou seja, o que é viável completar durante a sprint.
   
   
7. Priorização de Itens:
   No product backlog, os itens mais prioritários devem ser mais detalhados e claros do que os de menor prioridade, permitindo estimativas mais precisas e uma melhor organização das tarefas.
   
   
8. Revisão de Itens Incompletos:
   Os itens do product backlog que não forem completados devem ser reavaliados e reintroduzidos no backlog para futuras sprints.
   
   

Dúvidas sobre como definir prioridades e prazos? Participe da Mentoria CPO e aprenda na aula “Roadmap, Backlog e Experimentação”:

• Gestão e priorização de backlog e roadmap
• Construíndo um roadmap de produto
• Estratégias de Experimentação
• Design de experimentos - Como documentar e conduzir experimentos
• Estratégia de análise de resultado dos experimentos

Frameworks práticos para priorizar tarefas na gestão de produto:

Frameworks são ferramentas úteis que oferecem um ponto de partida sólido para a priorização de tarefas. Entre eles, dois métodos se destacam:

Matriz de Impacto x Esforço
Essa ferramenta divide as atividades em quatro quadrantes, considerando o impacto desejado e o esforço necessário. Atividades com alto impacto e baixo esforço devem ser priorizadas.

Método MoSCoW Criado por Dai Clegg, essa técnica categoriza tarefas em:

• Must Have: Essenciais para o produto.
• Should Have: Importantes, mas não cruciais.
• Could Have: Desejáveis, mas não necessárias.
• Won’t Have: Que não serão feitas no momento.

Framework Kano
O modelo de Kano foi desenvolvido pelo professor Noriaki Kano, nos anos 80, em uma universidade de Tóquio, no Japão. Ele analisa as necessidades e expectativas dos clientes, classificando funcionalidades em cinco categorias: básicas, lineares, atrativas, indiferentes e reversas.

‍Aplicando melhores práticas na priorização de tarefas

1. Defina seus objetivos: Tenha clareza sobre as metas da empresa.
2. Identifique os critérios de avaliação: Envolva as partes interessadas para definir critérios como impacto no mercado, demanda dos clientes, retorno financeiro e capacidade de entrega.
3. Avalie os produtos ou projetos existentes: Colete informações relevantes e analise o desempenho atual.
4. Classifique os produtos ou projetos: Atribua pontuações com base nos critérios estabelecidos.
5. Defina a alocação de recursos: Determine quais projetos receberão os recursos disponíveis.
6. Acompanhe e ajuste: Monitore o desempenho e ajuste a estratégia conforme necessário.

‍Desafios mais comuns na priorização de tarefas 

Embora as orientações e ferramentas sejam valiosas, desafios comuns podem surgir. Entre eles, destacamos:

Sobrecarga de informações
Adote uma abordagem baseada em dados, utilizando métricas e indicadores relevantes para embasar as decisões. Na Mentoria CPO, você aprende técnicas para analisar dados, além de como usar AI para otimizar essa estratégia.

Falta de alinhamento entre as partes interessadas
Promova a colaboração e comunicação eficaz entre as partes interessadas para alcançar um consenso em relação às prioridades dos projetos.

Resistência à mudança
Supere a resistência à mudança com um processo transparente, comunicação clara e demonstração dos benefícios da priorização.

Recursos limitados
Busque soluções criativas, como colaboração com parceiros externos, terceirização de atividades ou redirecionamento de recursos para projetos prioritários.

Enfim, como você deve ter notado, a gestão eficiente do product backlog é vital para o sucesso de qualquer produto. Implementar estratégias de priorização de tarefas ajuda a garantir que os recursos sejam direcionados de forma eficaz, resultando em produtos de alta qualidade que atendem às necessidades dos clientes e alcançam os objetivos da empresa.

Ao adotar as práticas e ferramentas discutidas, as equipes de produto podem navegar pelos desafios e alcançar resultados efetivos e duradouros. Conte com o IFTL para tornar a sua liderança de produto cada vez mais estratégica.