Como medir e analisar o Lead Time?

Reforçando o conceito, Lead Time é o tempo decorrido entre o momento em que o time se comprometeu a realizar uma atividade até a sua entrega. Ele pode ser medido apenas focando no fluxo do time de desenvolvimento, o “Lead Time do Sistema” ou “do Downstream” que se inicia no momento em que o time “puxou o card” para iniciar a codificação até a tarefa estar “pronta” (de acordo com os critérios previamente definidos pelo time).

Porém, em equipes mais maduras mede-se também o “Lead Time de Descoberta” ou “do Upstream”, do fluxo imediatamente anterior a esse, que se inicia no momento em que se priorizou o detalhamento de uma ideia de feature/melhoria/produto, passa por todo seu refinamento, até a demanda estar “preparada” (também de acordo com os critérios previamente definidos) para ser “puxada” pelas pessoas desenvolvedoras em uma Reunião de Planning. Por último e como uma consequência das duas métricas anteriores, têm-se o “Lead Time do Cliente”, correspondendo a essas duas jornadas juntas, conforme exemplo na figura abaixo:

Uma boa forma de analisar eventuais distorções do Lead Time é criar um gráfico de dispersão plotando esses valores ao longo do tempo. No eixo x temos o período analisado e no y, o lead time. Pontos maiores indicam que um número maior de cards concluídos naquela data e que tiveram o mesmo valor de lead time. A partir desses valores podemos analisar pontos de distorção sob a ótica de média (linha vermelha) ou mesmo da média móvel (linha azul, calculada levando-se em conta por exemplo os últimos 5 dias a partir de cada ponto).

Histogramas também são uma boa forma de analisar e fazer projeções de lead time, para tentarmos responder melhor a famosa pergunta “quando vai ficar pronto”? Vejam o exemplo abaixo, extraído de um material de autoria do Raphael Albino:

Então agora, se alguém lhe perguntar “Quando a próxima demanda ficará pronta?”, ao     invés de você “chutar” uma data específica baseada no feeling e depois “correr atrás” para tentar entregar, você pode fazer uso do gráfico acima e dizer: “Olha, o prazo que entregamos um card com mais frequência é 1 dia, porém em média levamos 3 dias. Mas se você quer uma data com 95% de certeza, eu diria que seria 6 dias. Daí, se a pessoa disser: “Faça em 3 dias” avise a ela que estatisticamente esse pedido tem um percentual menor de chances de se concretizar e que existem grandes chances de se perder o nível de qualidade adequado. ;)

Como medir e analisar o THROUGHPUT?

Conforme falado anteriormente, o Throughput é uma métrica que mostra a quantidade de itens entregues em um dado período, nos ajudando a entender se o time está com uma cadência consistente de entregas. É claro que é importante que esse ritmo de entregas se torne maior, porém mais do que isso que ele se mantenha consistente. De nada adianta termos semanas de uma “enxurrada” de entregas seguidas por outras de nenhuma entrega de valor. No exemplo abaixo, temos um fluxo que preocupa dado a quantidade de semanas sem entregas e a alta variabilidade de volume nas que tiveram itens entregues.

Outra visão bastante interessante baseada em throughput é segregar o gráfico por tipos de entrega:

Essa visão traz uma análise bastante interessante para saber se o time está mais focado em entrega de valor: histórias ou melhorias (sim, melhorias técnicas é entrega de valor!) ou em correções: bugs ou vulnerabilidades. Caso seja o segundo cenário, vale entender a causa raiz e trabalhar em cima de refatorações, melhorias de testes de qualidade, segurança, etc.

Por último trago uma nova visão apresentada pelo Raphael Albino que traz um comparativo entre Receita e Entregas, o que faz total sentido como uma forma de medir não o volume, mas o resultado que essas entregas estão trazendo:

Como medir e analisar o WIP (Work In Progress)?

Como já sabemos, o WIP - trabalho em progresso - demonstra todo o trabalho iniciado e ainda não concluído pelo time em um dado momento e ele tem total relação com o Lead Time e a eficiência do fluxo. Um WIP crescente indica normalmente problemas de priorização, com o time trocando de prioridades e puxando novas tarefas sem ter concluído outras iniciadas previamente.

Uma das formas de identificarmos grandes variações de WIP é um gráfico que mostra Net Flow ou seja, diferenças entre itens iniciados x itens entregues:

Percebam que este é um fluxo que demanda intervenção, uma vez que normalmente são iniciadas mais tarefas do que concluídas, com uma linha de tendência de crescimento do WIP.

Outra maneira de se analisar o WIP para identificar melhorias no fluxo é mapear o Aging (idade) dos itens que estão em andamento no fluxo como um todo ou em uma determinada fase, em busca de distorções. O gráfico abaixo mostra um exemplo de uma “fotografia” de um fluxo. Nela podemos notar que um grande vilão do Lead Time são os itens “envelhecidos”, aguardando homologação.

Para finalizar, segue um artigo muito interessante do Cleiton Mafra sobre uma forma mais avançada de se acompanhar o WIP dos fluxos, onde ele estabelece o conceito da métrica “Aging WIP”. No texto ele traz também um ponto muito importante em relação ao WIP que vale reforçar: ao contrário do Lead Time e do Throughput, que são muito focados em analisar o passado, a análise do WIP nos ajuda em tempo real a identificar oportunidades de melhoria sem ter que aguardar sua conclusão para analisar os efeitos no Lead Time. 

Como descobrir o que está atrapalhando a eficiência do seu time tech?‍

Uma ótima ferramenta para nos ajudar a visualizar potenciais ofensores da eficiência de nosso fluxo é o gráfico CFD, Cumulative Flow Diagram exibido na figura abaixo, adaptado de um material de autoria do Marco Mendes:

Vejam que em uma única visão podemos ter uma série de informações:

• O backlog se mantém crescendo a uma taxa constante;
• Não existem grandes filas de itens se formando nos status de “Em Andamento” e “Testes” (o tamanho das faixas dessas cores se mantém mais ou menos constante);
• Os principais momentos de gargalo ocorreram nos status “Pronto” e “Aprovado” (pontos sinalizados com barras verticais no gráfico)
• Os gargalos nos pontos anteriores culminaram em um aumento abrupto de itens sendo entregues em produção nas últimas semanas.

Além disso, através dele você pode extrair as próprias métricas que estamos tratando neste artigo ou seja:

• O Lead Time é a diferença entre datas em uma determinada linha do gráfico traçada desde o ponto de comprometimento (“Em andamento” até a conclusão “Em produção”);
• O WIP é a diferença da quantidade de itens quando se traça uma linha vertical a partir do status “Em andamento” até o final do status “Aprovado”;
• Throughput é a diferença entre a quantidade de itens ao traçarmos uma linha de um ponto a outra da faixa “Em produção” (no desenho exibido como “Taxa de Saída”)