Chegamos ao último capítulo da série sobre os principais KPIs de Tecnologia. Para quem não acompanhou todos os artigos, já falamos sobre indicadores de qualidade, operações, fluxos de trabalho e gestão de talentos.

Hoje, abordaremos a última dimensão proposta, a de KPIs para gestão orçamentária de uma área de tecnologia. Sim, meus amigos e minhas amigas, uma boa liderança de tecnologia não apenas envia uma estimativa de budget ao departamento financeiro uma vez por ano. Além desse trabalho,  devemos acompanhar mês a mês os retornos obtidos a partir dele, entender o quanto sua área contribui para as receitas da empresa, controlar os custos que a área gera e encontrar oportunidades de otimização. 

Uma gestão orçamentária eficaz permite que a área de tecnologia maximize a sua eficiência operacional, inove de forma sustentável e alcance os objetivos estratégicos da empresa.

É desta forma que deixamos para trás alguns dizeres, como “a área de tecnologia  só gera custos” e passamos a atrair rendimentos.

Os indicadores que explicarei ao longo deste artigo ajudarão nessa tarefa. Também abordarei aqui alguns aprendizados que tive na aula sobre finanças para CTOs da Mentoria CTO do IFTL. Nela, além da gestão financeira de TI, fomos apresentados a outras importantes ferramentas, aspectos e processos de gestão financeira que toda empresa de tecnologia deve ter.

Nessa jornada pela gestão orçamentária passaremos principalmente pelos indicadores abaixo - destacados a partir de um template obtido na mentoria: 

• Receitas e Modelos de Negócios: Como adaptar estratégias financeiras para maximizar a rentabilidade.
• COGs (Custo dos Produtos Vendidos): A importância de entender os custos variáveis e fixos na tecnologia.
• Despesas Operacionais: Análise do impacto de gastos em marketing, P&D e outros, no lucro operacional.
• Lucro Operacional: Como medir a eficiência da gestão através deste indicador.

Receita e Modelos de Negócio em Tecnologia

A adaptação de estratégias financeiras ao modelo de negócio específico é crucial para otimizar a rentabilidade e promover o crescimento sustentável em empresas de tecnologia. A precificação estratégica deve refletir o valor entregue ao cliente, enquanto a gestão eficiente de custos foca na otimização de processos. Isso requer uma compreensão profunda das nuances de cada modelo de negócio.

As fontes de receita de uma empresa de tecnologia variam significativamente de acordo com os seus respectivos modelos de negócio. Por exemplo, modelos baseados em assinatura, como o Software as a Service (SaaS), oferecem previsibilidade de receitas através de pagamentos recorrentes, uma vantagem chave para o planejamento financeiro e a avaliação de investimentos a longo prazo.

Já empresas que se baseiam em licenciamento e suporte como fontes de renda também aproveitam dessa previsibilidade financeira, porém com maior dificuldade para escala, uma vez que dependem de crescimento de headcount para atender a demanda.

Por último,  marketplaces digitais que se contrastam das anteriores por enfrentarem maior volatilidade nas receitas, influenciada por fatores como sazonalidade e variações no volume de transações, desafiando gestores a adotarem estratégias financeiras mais flexíveis.

Não vou aprofundar aqui nas estratégias para geração de receita desses modelos, uma vez que nosso foco é a gestão financeira da área de tecnologia que os suporta.

Recomendo a busca por referências de Gestão de Produtos Digitais, como a Mentoria CPO do IFTL, indicada para líderes de produto que desejam ser mais estratégicos, tomando decisões mais conectadas entre produto, engenharia e o negócio.

Seja qual for o modelo adotado, o que é importante saber aqui para o orçamento é que a partir da receita bruta de cada produto obtém-se a receita líquida após deduções de impostos, devoluções e abatimentos.
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COGS: Entendendo o custo dos produtos vendidos

O indicador COGS, Cost of Goods Sold, ou “Custo dos Produtos Vendidos” demonstra os custos associados à criação e manutenção de todos os artefatos de tecnologia necessários para operacionalizar o(s) produto(s) ofertado(s) e garantir a receita, descrita na seção anterior.

Esses custos podem ser classificados em custos variáveis ou fixos, que em uma empresa/área de tecnologia podem ser melhor exemplificados por:

• Custos variáveis: podem incluir despesas com licenças de software (baseadas no número de usuários), hospedagem e infraestrutura cloud (variam conforme o consumo de recursos), custos de componentes (para empresas que fabricam hardware), etc
• Custos fixos: envolvem salários de funcionários, aluguéis de espaços físicos ou servidores dedicados, depreciação de equipamentos, seguros, etc.

A margem de lucro bruto (e consequentemente o lucro líquido), que veremos mais adiante, é diretamente afetada por esses custos.

Sendo assim, você como uma liderança de tecnologia que tem postura de dono(a) deve não apenas enviar a expectativa de orçamento para o próximo ano, mas também atuar constantemente para otimizar esses valores.

Segue abaixo algumas estratégias para reduzir custos da operação de produtos:

• Adotar tecnologias eficientes: Implementar soluções tecnológicas mais eficientes pode reduzir significativamente os custos operacionais. Por exemplo, utilizar plataformas de cloud computing ou ferramentas que ofereçam melhor relação custo-benefício. Neste ponto, você deve constantemente se atualizar sobre as opções disponíveis no mercado;
  
  
• Renegociar contratos: Revisar e renegociar contratos com fornecedores pode levar a economias significativas. Aqui é muito importante uma parceria com o setor de Compras da empresa para que vocês sejam notificados com antecedência sobre o vencimento desses contratos. Fazendo isso, vocês podem avaliar com tranquilidade boas estratégias de renegociação e não são pressionados(as) a aceitar qualquer proposta antes que a prestação de serviço seja interrompida por estar próximo do prazo;
  
  
• Otimizar processos: Revisar e otimizar os processos internos ou adotar ferramentas de automação para reduzir o esforço manual e eliminar desperdícios, aumentando a eficiência;
  
  
• Readequar a estrutura da equipe de forma estratégica: Ajustar o tamanho e a composição das equipes de tecnologia com base na demanda e na eficiência pode ajudar a controlar os custos sem sacrificar a inovação ou a qualidade do produto.
  
  
• Monitorar constantemente esses custos: mesmo utilizando as ferramentas e plataformas com o melhor custo x benefício, podemos ainda fazer mau uso delas.
  
  Portanto, tão importante quanto o monitoramento constante das operações é o monitoramento dos custos dessa operação. Saiba que um único descuido por exemplo, subindo para produção um log no modo DEBUG e gerando milhares de linhas de logs, pode estourar um orçamento.
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  E pode não ser uma ação somente sua ou de seu time: lembro de uma vez que identifiquei uma distorção no comportamento de nossos custos em um provedor de cloud que depois se comprovou ser uma falha na configuração feita por eles. Isso gerou um baita reembolso em créditos para a empresa.  
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Despesas operacionais da área de TI

‍Além dos COGs, descritos na seção anterior, existem outras despesas operacionais que não estão diretamente ligadas à produção, mas que impactam na rentabilidade.

Como exemplos, podemos citar:
- Marketing e Vendas, essenciais para construir a marca e atrair clientes;
- Investimentos em pesquisa e desenvolvimento (P&D)
- Custos administrativos, dentre outros. 

Balancear esses investimentos requer uma análise cuidadosa do retorno sobre o investimento (ROI) que cada iniciativa traz para a empresa, assegurando que os recursos sejam alocados de maneira a maximizar o valor para a organização e seus stakeholders.

Do lucro bruto ao lucro operacional em TI

Lucro Operacional é um indicador financeiro que mostra o rendimento gerado pelas operações principais de uma empresa/área de tecnologia.

Para calcular o lucro operacional, inicie pela receita líquida, subtraindo os Custos dos Produtos Vendidos (COGs) para encontrar o lucro bruto. Por último, subtraia as despesas operacionais do lucro bruto e você terá esse valor.

Como esse indicador é gerado a partir das métricas descritas anteriormente, sua otimização passa por todas as ações já sugeridas nas outras seções deste artigo.

Esse lucro proporciona uma visão clara da eficiência da gestão e das operações, excluindo resultados financeiros extraordinários. Assim, ele reflete a capacidade da empresa de gerar lucro a partir de suas atividades principais.

Dominar esses KPIs não é apenas saber o custo das coisas. É saber como direcionar recursos estrategicamente, fomentar inovação e garantir que cada decisão técnica contribua para o objetivo final: o crescimento sustentável e a rentabilidade do negócio.

A implementação consciente desses indicadores pode tornar a gestão financeira de um desafio em uma vantagem competitiva.

Com este artigo, concluímos nossa exploração dos KPIs essenciais para gestores de tecnologia. Gerenciar esses indicadores não deve ser uma tarefa secundária, subordinada ao desenvolvimento e ao lançamento de novas funcionalidades; afinal, você já possui uma equipe designada para essas atividades.

A escolha é clara: embora não seja proibido envolver-se ocasionalmente em tarefas técnicas, como gestor, você deve focar em um vasto leque de responsabilidades estratégicas. Se você ocupa um cargo de gestão sênior, fomentar uma cultura orientada a dados na gestão estratégica de tecnologia trará benefícios substanciais a longo prazo, muito além dos ganhos de um único deploy.

Ao encerrar esta série, espero que a relevância de gerir estrategicamente os KPIs tenha se tornado evidente e tangível para você. Se, após a leitura, você começar a aplicar ou adaptar ao menos um desses indicadores, considerarei minha missão cumprida.

Nos vemos em breve com outros temas do ecossistema tech. Até lá!