Em meio à incessante busca por excelência operacional e funcional, a automação de processos se destaca como um vetor crítico de transformação ainda mais no tocante à governança geral de uma organização que inevitavelmente permeia os setores de Tecnologia das empresas.

Não se trata apenas de otimizar tarefas isoladas; é uma questão de conceber e gerenciar processos integrados desde o nível estratégico até a execução, infundindo valor em cada etapa da cadeia produtiva. Isso engloba não apenas as esferas táticas e operacionais, mas também a gestão de riscos, a alocação de recursos e a avaliação de desempenho. Este artigo explora a ascensão da automação de processos ao status de pilar essencial na governança de TI, catalisando a evolução das organizações rumo a um futuro marcado pela agilidade, resiliência e alinhamento estratégico com os objetivos empresariais.

Por onde começar a otimizar a Governança de TI?

Primeiramente, recomendo fortemente informar-se para entender o mapa estratégico da sua empresa. Tenha em mente, sempre a tríade que de forma cascateável nos demonstra e norteia os anseios da empresa, desde seu ponto conceptivo das ideias estratégicas, passando pelo tático e alcançando o operacional funcional. 

Caso a sua empresa não tenha um mapa estratégico, sugiro tomar a iniciativa e ajudar a criar um, consultando, claro, profissionais com experiência que possam colaborar contigo nessa jornada. Isso é algo extremamente poderoso e importante. Toda a alta gestão e por conseguinte a empresa precisam ter devidamente mapeados seus planos e alinhamentos estratégicos.

Para mapear, utilizamos o bom e velho conceito “Como é hoje”, também chamado “As is” em inglês, que significa: “Como é agora” ou “Como é feito hoje”. 

A partir disso, verifique as oportunidades para o “Como pode/deve ser” ou “Como será”, o também comumente chamado “To be” em inglês. Desta forma, você terá o “Onde estamos” e “Para onde vamos”.

Não vou entrar em muitos detalhes aqui para não deixar o conteúdo mais extenso neste momento, mas caso se interesse e precise de algum apoio neste sentido, recomendo a Mentoria para CTOs do IFTL que dispõe de suporte personalizado para ajudar líderes técnicos a planejar estratégias alinhadas ao negócio, auxiliando nos principais processos da área tech.   – Voltando ao assunto da prática…

O papel da automação na Governança de TI e suas métricas

Quando falamos sobre processos, muitas pessoas, logo de cara,  associam o tema a algo maçante, impregnado de documentos e fluxos intermináveis, contudo ao obterem e visualizarem resultados significativos em suas atividades diárias, acabam mudando de ideia.

Nosso papel como gestores vai além do tecniquês, que por vezes prejulga que pessoas de diversas áreas não são capazes de entender e melhorar seus próprios processos. 

Para organizar os processos da Governança de TI, é preciso se atentar nos seguintes tópicos:

1. Alinhamento Estratégico: É de extrema importância o alinhamento da estratégia da área de TI à estratégia de negócios da empresa, garantindo que ambas se relacionem de forma recíproca.

2. Entrega de Valor: Articular-se de forma proficiente na tomada de decisão em relação aos investimentos ajuda a entregar o máximo valor possível.

3. Gestão de Riscos: Trazer à tona a gestão de riscos dentro da governança de TI ajuda a mitigar riscos tecnológicos e proteger a empresa. Aqui é importante notar que risco e oportunidade podem andar juntas! Veja o copo meio cheio também!

4. Gerenciamento de Recursos: Com foco na otimização do uso dos recursos tecnológicos e na redução dos custos de TI.

5. Mensuração de Desempenho: A gestão e acompanhamento dos principais indicadores de desempenho de TI ajuda a manter o alinhamento estratégico e a eficiência operacional em busca da melhoria contínua. Aqui não adianta apenas medir ou saber e não ter ações eficientes e positivas para corrigir possíveis erros encontrados no percurso.

6. Princípios e Diagnóstico de Governança: É importante seguir boas práticas e sinais de quando a governança está funcionando bem ou precisa de ajustes. Aqui entram indicadores, monitores, radiadores de informações e comunicação.

7. Estruturas de Apoio: Estruturar ou apoiar com PMO (Project Management Office) e VMO (Value Management Office) a governança de TI contribui para o alinhamento estratégico.

8. Comunicação eficaz e transparência nos controles: Radiadores de informações devidamente compartilhados com as partes interessadas geram valor e visibilidade para todos.

Em linhas gerais, a comunicação eficaz, escuta ativa e foco para compreender o mapeamento de processos destacam-se como pontos importantíssimos que trazem melhor aderência entre quem faz a operação diária e quem implanta ou sugere mudanças de processos. Afinal, quase ninguém gosta de mudanças, não é mesmo? 

Ferramentas de apoio para a Governança de TI

Há algumas ferramentas de apoio que gosto e posso sugerir, mas claro, avalie sempre cada caso, ademais, com especialistas que possam te ajudar. É como diz o ditado: “A diferença entre o remédio e veneno está na dose”, certo?

O melhor é sempre avaliar com cautela antes de adotar qualquer ferramenta. Preferindo ter processos  e organização através de governança (ainda que minimamente) antes das ferramentas.

Ferramentas gratuitas para Governança de TI:

1. Zluri
2. Active Batch
3. ClickUp Automation
4. Dynatrace
5. Kiss Flower 

Ferramentas pagas para Governança de TI:

1. Nintex
2. Zapier
3. Comindware
4. ProcessMaker
5. Integrify
6. DuploCloud
7. Solution Review
8. Talend (agora Qlik)

Ferramentas Adicionais para Governança de TI

Estes são os que mais utilizo atualmente e recomendo para quem está criando sua própria estrutura interna, seguem:

1. FLUIG: É uma plataforma de automação de tarefas e workflows que integra toda a operação entre as áreas do seu negócio ao ERP. Ela permite a criação de inúmeros fluxos de trabalho integrados ao seu ERP, dando muito mais autonomia aos times internos. Além disso, garante acesso às informações da empresa a qualquer hora e lugar para tornar a rotina de trabalho mais fluida, ágil e colaborativa. 
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2. Talk Process: É uma plataforma que engaja os colaboradores, agiliza, controla e reduz custos da gestão do ciclo de vida dos processos, por meio de automatizações, data analytics, mobile e colaboração. 
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3. Microsoft Power Automate: É uma ferramenta que permite a criação de fluxos de trabalho automatizados entre seus aplicativos e serviços favoritos para sincronizar arquivos, obter notificações, coletar dados e muito mais. Ele também oferece recursos de governança para controlar quem pode fazer o quê com o Power Automate. 

Governança de TI: Potenciais benefícios para a empresa 

Com esses passos, inicialmente, mencionados acima, tenho certeza de que sairá do ponto 0 – partida (zero/ ou nada) para passos mais ousados e consistentes na sua jornada dentro da organização, chegando a hora de mostrar os benefícios que estes nos trazem:
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Governança de TI: Como não falhar na automação de processos?

Como dito anteriormente e repito, quando atuamos com processos organizacionais e ainda mais se tratando da automação deles, fatalmente encontraremos obstáculos quanto à cultura da empresa, além de inúmeras resistências, até mesmo das pessoas envolvidas, sobre o que as motiva ou não.

Diante disso, muitos administradores, gestores e diretores continuam errando até hoje ao propor ferramentas que supostamente substituem pessoas, ou que soam como soluções mágicas para seus processos ineficientes, tendendo a falhar  miseravelmente.
O que eu sugiro, com minha humilde e gasta experiência, é que pessoas e processos devem vir antes de ferramentas! – Sem as pessoas você não conseguirá o sucesso que precisa e a adesão delas é importante parte do sucesso geral. Sem os processos elas continuarão sem destino certo. Uma ferramenta sozinha será fadada a se tornar uma desculpa, uma muleta para falar que nada deu certo... 

Portanto, una pessoas, processos e depois ferramentas. Organize a casa com sua alta direção, tenha apoio destes e, claro, tenha apoio de especialistas que possam te ajudar.

Caso deseje se aprofundar nessa questão e obter suporte para encontrar o melhor caminho mediante o contexto da sua empresa, recomendo que conheça a Mentoria para CTOs do IFTL. 
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A grade do programa passa por temas indispensáveis para organizar os principais processos da área de tecnologia, ajudando líderes técnicos no alinhamento e integração da operação com as áreas de negócio.

Como você deve ter notado, a automação de processos não é apenas uma ferramenta para melhorar a eficiência; é um elemento vital que sustenta a Governança de TI moderna. Ao abraçar a automação, as organizações podem garantir que suas operações de TI não apenas suportem, mas também impulsionem os objetivos do negócio.